Порядок индексации переписки входящая исходящая

Владислав Гжегорчик Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и т. Индексации подлежат все регистрируемые документы.

Реквизит размещают на нижнем поле документа на последней его странице. Отметка о поступлении. Реквизит проставляется на первой странице входящих документов в правом нижнем углу страницы. Реквизит состоит из 3 частей: из сокращенного наименования организации, даты получения и индекса входящего документа. Реквизит наносится от руки или резиновым штемпелем с заполнением переменных данных. Подводя итоги: секретарю необходимо очень внимательно подходить к тонкостям оформления документов.

Порядок индексации переписки входящая исходящая

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: структурной, производственно-отраслевой и функциональной схемам. В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме, наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, то есть индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами подразделами номенклатуры дел.

Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов подразделов номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности. Графа 1. Например, 03-01 может означать, что 03 — финансовый отдел, 01 — порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений направлений деятельности. Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т. Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.

С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел. Графа 2. Заголовок дела Каждому делу должен быть присвоен заголовок. Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. После них — заголовки дел распорядительной документации.

Следующая группа — заголовки дел плановой документации сначала годовые, потом квартальные и месячные планы. В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре. В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела дело, переписка. Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают.

Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню. При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации: вопросно-логический письмо-запрос, письмо-ответ и т. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения.

Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные — в другое дело со сроком хранения 5 лет. Графа 3. Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3—4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела тома. Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 если дело состоит из нескольких томов.

Графа 4. Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2. Из пунктов 2. А постоянный срок хранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения договоры. Однако это приятное послабление имеет свои пределы.

Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов 1 год, 5 лет, 75 лет и др. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года. Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером. Итоговая запись к номенклатуре дел По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел единиц хранения отдельно постоянного и временного хранения. О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Образец ее оформления приведен в Примере 3.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как ускорить индексацию сайта в Яндекс и Google - 100% способы

Всякий существующий порядок приходится непрерывно наводить. Индексации подлежат все регистрируемые документы. приказы, распоряжения, протоколы, решения коллегиальных органов, переписка с гражданами, в пределах календарного года отдельно по входящей и исходящей документации. Так, инструкция может содержать порядок рассмотрения обращений граждан, На продуктивность установленной системы индексации влияет ее постоянство. для каждой категории корреспонденции – входящей и исходящей. (нормативов, контрактов, предварительной переписки).

Для электронной регистрации принятой и отправленной корреспонденции с помощью ПК подойдет аналогичная форма разбивки журнала. В этом случае, для того чтобы найти документацию, можно воспользоваться последовательным пролистыванием страниц либо поиском по ключевым словам. Как устроены жизненные циклы организации и как ими управлять Особенности организации работы с входящими документами Правила работы с документами в организации устанавливают, что приемом и обработкой входящей корреспонденции занимается секретарь руководителя или его референт. Поступающие бумаги проходят несколько ступеней: первичная обработка, подготовительный разбор, разметка, регистрирование, рассмотрение корреспонденции руководителем, отправка ответственным лицам, контроль срока реализации поручений и мероприятий, выполнение резолюции на документе, подшивка в дело. Начальная обработка документации подразумевает проверку их на соответствие адресату. При этом проверяется: соответствие присланного документа адресату получения, количество листов, присутствие приложений. Чаще всего конверт выбрасывают кроме случаев, когда только по нему можно установить реквизиты отправителя, даты отправки и поступления либо когда там присутствуют пометки о срочности конфиденциальности. Подготовительный разбор документов позволяет дифференцировать их на подлежащие и не подлежащие регистрации. На первых автоматическим нумератором ставится штамп отметки о поступлении с указанием названия организации-получателя, даты приема и входящей нумерации документа. Не штампуются приложения, журналы, проспекты, каталоги и прочие нерегистрируемые материалы. Секретарь проводит фильтрацию входящей корреспонденции, отправляемой на визу руководителю. Прочие документы отправляются заместителям начальника, в отделы службы либо прямо исполнителям. Документация, поступающая в структурные подразделения, маркируется соответствующим номенклатурным индексом ставится на первом листе в верхнем углу справа. Допустим, отдел продаж — ОП с индексом шифром подразделения 04.

Заполнение граф статьи номенклатуры дел Наименование раздела Номенклатура дел может быть построена по: структурной, производственно-отраслевой и функциональной схемам.

Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел которые потом будут переноситься на их обложки , как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Форма журнала регистрации входящих документов в электронном виде. Форма журнала регистрации входящих документов. Журнал регистрации входящих документов пример. Регистрационно-контрольная карточка входящего документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения пример. Исходящие документы Исходящие документы, в том числе отправляемые по системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, регистрируются в службе ДОУ после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания. Регистрационным индексом ответного документа является индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться копия ответного документа, и регистрационный номер поступления инициативного документа. Отправка документов осуществляется службой ДОУ. Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.

Порядок обработки входящей и исходящей документации

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля и его направление в дело. Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений или должностные лица. При незначительных объемах контролируемых документов контроль осуществляется путем нанесения необходимых отметок в журналах регистрации. Документ снимается с контроля руководителем, поставившим его на контроль. Заголовки регистрационных учетных форм включаются в номенклатуру дел ОО. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Номенклатура дел Важным вопросом в делопроизводстве организации является вопрос составления номенклатуры дел. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, а также для учета дел временного до 10 лет включительно хранения. В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в организации и поступающие в организацию.

В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в текущей работе с документами. Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел.

.

Глава 3. Деловая переписка

.

Порядок разработки номенклатуры дел

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Учет КОРРЕСПОНДЕНЦИИ и делопроизводство входящей почты в компании или ИП
Похожие публикации